Cómo gestionar eventos gratuitos con la ayuda de herramientas digitales

Actualmente varias empresas y organizaciones realizan eventos gratuitos presenciales con la finalidad de crear una comunidad y acercarse a personas que pueden tener intereses similares a los servicios que ofrecen.

Si estás pensando en hacer esto mismo o si actualmente ya organizas eventos gratuitos, quédate a leer esta publicación porque te explicaré cómo aprovechar algunas herramientas y canales digitales para que consigas gestionar tus eventos de manera eficiente y atraer a un mayor número de asistentes.

Beneficios de los eventos gratuitos

Existen diferentes razones por las cuales los eventos gratuitos son útiles para empresas y organizaciones.

Aquí te dejo algunas razones y su respectivo ejemplo:

  • Crear awareness y presencia en tu mercado potencial: UX Nights
  • Captar leads en tu evento para posteriormente ofrecer productos o servicios de pago: UX Nights
  • Demostrar tu expertise en un tema y posicionarte como referencia: Fuckup Nights
  • Crear una comunidad: Disco Sopa, Te invito un café.
  • Generar conciencia sobre alguna temática de interés para los asistentes: MakeSense

De hecho, aunque el mundo es cada vez más digital, la convivencia cara a cara es algo que nos encanta a todos. ¡Y que mejor que asistir a un evento en donde conocerás a personas con intereses similares a los tuyos!

Herramientas digitales para organización de eventos

Antes de explicarte cómo gestionar tu evento gratuito quiero listar algunas herramientas que te servirán para organizar y promocionar tu evento.

Eventos en Facebook: Podrás captar asistentes desde Facebook y tu evento será visible para los contactos de las personas que notificaron en la plataforma que asistirán.

EventBrite: Esta herramienta te servirá para gestionar las entradas de tu evento. Existen otras herramientas para esto pero me atrevo a decir que, al menos en México, ésta es la más conocida.

Meetup: En esta plataforma también puedes dar a conocer tu evento, generalmente las personas ingresan a Meetup para encontrar eventos de las temáticas de su interés.

Redes sociales: Tanto si tienes una fan page de Facebook, un perfil en Twitter, LinkedIn, etc. estos canales digitales serán útiles para difundir tu evento.

Facebook Ads: Puedes utilizar la publicidad en Facebook para dar a conocer tu evento y llegar a más personas.

Herramienta de email marketing (MailChimp): Puedes utilizar cualquier herramienta de email marketing para gestionar tu lista de contactos. En esta publicación te hablaré de MailChimp porque tiene un plan gratuito y es de las plataformas más conocidas.

Cómo organizar un evento con herramientas digitales

Ahora te voy a explicar cómo utilizar éstas herramientas en conjunto para que puedas gestionar tu evento.

Paso #1. Da de alta tu evento en EventBrite

Primero debes crear o ingresar a tu cuenta en EventBrite y después das clic en Crear un evento. A continuación tendrás que rellenar la información solicitada.

Información solicitada por EventBrite

Aquí te dejo algunos tips para optimizar la información de tu evento:

  • Define un título que sea claro pero atractivo
  • Crea una imagen interesante para captar la atención de las personas, aquí tienes algunas herramientas fáciles de utilizar para creación de imágenes
  • Redacta de manera clara la información de tu evento
  • Puedes utilizar símbolos y emojis para crear separaciones y así la información sea más fácil de digerir
  • Destaca la temática que abordarás en tu plática/evento y cómo se beneficiarán los asistentes con ésta: ¿Qué es lo que aprenderán?, ¿qué es lo que conseguirán?
  • Adelántate y responde a posibles dudas de las personas: recursos necesarios, duración evento, etc.
  • No abuses del texto, sé direct@

Recuerda que se trata de ellos, no de ti.

La idea será concentrar toda la asistencia de tu evento en EventBrite porque desde ahí podrás gestionar tu lista de asistentes. Así que todos los canales que utilices para la difusión de tu evento deben dirigir hacia EventBrite.

Gestión de eventos con herramientas digitales

Paso #2. Crea tu evento en Meetup y en tu fan page 

Ahora… ¿cómo conseguirás dirigir a todas las personas a EventBrite?

Con el uso de otras plataformas como Meetup y Facebook.

Cuando edites la información de tus eventos en estas dos plataformas, toma como base parte de los textos que ya creaste para tu evento en EventBrite y adáptalos un poco a cada plataforma.

Tanto en Facebook como en Meetup comparte el enlace de tu evento en EventBrite y especifica que es necesario registrarse en EventBrite para asistir.

Puedes utilizar un acortador de enlaces como bit.ly o Google para que se vea más bonito y así también podrás medir los clics que recibe tu enlace.

Seguro habrá algunas personas despistada que seguirán confirmando sus asistencia en Facebook y Meetup pero mientras sean los menos, mejor. Así llevas una mejor organización.

Fíjate cómo la hacen los chicos de MakeSense México:

Ejemplo buena gestión EventBrite

Paso #3. Difunde tu evento en diferentes canales 

Aquí algunas ideas para difundir tu evento en canales digitales:

  • Crea un gif o video para publicar en Facebook y dar a conocer tu evento. Te recomiendo un video porque éstos obtienen mucho mayor alcance en Facebook.
  • Crea un publicación en tus diferentes redes sociales y dirige siempre a EventBrite.
  • Busca grupos en Facebook relacionados con la temática de tu evento y realiza una publicación invitando a los integrantes del grupo. OJO: Verifica siempre las políticas de publicación de cada grupo.
  • Si tienes una lista de suscriptores y sabes que la temática de tu evento puede interesarles, crea una invitación por correo electrónico con MailChimp.
  • Utiliza la publicidad en Facebook para llegar a más personas o para volver a impactar a tu lista de suscriptores. ¿Ya te dije lo que más funciona en Facebook, cierto? 😉

Recuerda siempre dirigir hacia EventBrite y no hacia tus eventos en Facebook y Meetup.

Últimos tips y observaciones para que tu evento sea un éxito

#1. No siempre asistirá el 100% de las personas que se registran y por esto mismo te recomiendo ampliar un poco más tu número de entradas en EventBrite. Por ejemplo: Si tu evento es para 30 personas, lo que harás es definir un cupo mayor para que se anoten 40 personas.

Verás que no llegan todas pero así lograrás aprovechar más los espacios que tienes disponibles.

Conforme más eventos realices podrás conocer un porcentaje de asistencia aproximado y tendrás mejor control sobre que tanto ampliar tus cupos.

Gestión de entradas en EventBrite

 

#2. Te sugiero que 1 día previo al evento envíes un correo de recordatorio con los detalles finales: Dirección, horario, materiales, etc… Si a alguien se le estaba olvidando el evento ¡así lo recordarán!

Mi sugerencia es que desactives el correo de recordatorio que tiene EventBrite por default, para que tú diseñes tu propio correo en MailChimp y éste tenga un formato más personalizado

#3. Puedes enlazar tu cuenta de Mailchimp con EventBrite y así automáticamente las personas que aparten su lugar pasarán a formar parte de una lista de suscriptores. Así no tendrás que pasártela exportando e importando listas de datos de una herramienta a otra.

Deja que las herramientas trabajen por ti.

Aquí te dejo un video de cómo hacerlo:

#4. También podrías crear una landing page del evento en tu sitio web y dirigir todo el tráfico hacia allá.

NOTA: Te cuento que podrás utilizar MailChimp de manera gratuita siempre y cuando tengas 2,000 suscriptores y tus correos siempre tendrán la leyenda de MailChimp. Por otro lado, podrás utilizar EventBrite gratuitamente siempre y cuanto tu evento sea gratuito. 

¿Estás list@ para organizar tu evento con la ayuda de estas herramientas digitales?

Si conoces alguna otra herramienta que no haya mencionado y que has usado para gestionar tus eventos, cuéntame en los comentarios.